2014年9月29日月曜日

オフィスの移転・引越をでできるだけ安く済ます方法

会社のオフィスの引越しを行うことになり、なぜか引越し担当になってしまった自分ではあるが
いかに安く済ますか色々検討して分かった事を記録として残します。












まずオフィスの移転を安く済ますために必要な事は:
・オフィス移転業者から見積もり段階で注意点や段取りなどを学ぶ
・電気、電話、引越しなどはそれぞれ専門の業者に個別で見積もりを取る
・自分で業者のコントロールをすべて行う。出来る事は自分達で行う


まずGoogleとかで、”オフィス 移転 地域名”などで検索するとオフィスの移転を総合的に行う業者がヒットするかと思います。

これらの業者は、電話、インターネット、電気、オフィス什器の廃棄や買い取り、実際の引越し作業などの手配をすべてやってくれるので非常に楽ですが、はっきり言ってかなり高くなってしまいます。
というのは、これらの業者は外部の業者に依頼し、中間マージンを取ることによって成り立っているからです。 もちろん見積もりをとった上で一番安ければこちらに決めてもよいでしょうが、それぞれ引越、電気・電話などの専門業者を自分で個別に相見積もりを取り競争させ、自分でスケジューリングしたほうが結果的には大分安くなります。

ではオフィス移転の総合業者は使えないかと言うと、そうではありません。
ほとんどの人はオフィスの移転に伴う段取りとか、気をつける点とか初めてだと分からないと思いますが、これらの業者に見積もりを取ってもらうとどのような段取りで業者のスケジューリングをしたらよいか、どのような作業が必要になるか分かってきます。

業者によってはオフィスの移転先のレイアウトも無料で作成してくれます。
レイアウトは出来ればフリーのCADソフトを使用して自分でやってみるのも一つの手です。
私はJW CADを使用して自分でレイアウトを作成しました。
http://www.jwcad.net/


 
さて、レイアウトと段取りとスケジュールが出来ればあとはそれぞれの専門業者に見積もりを取ります。

 まず電話とインターネットの引越しは光回線の場合、1か月前では遅い場合がありますので一番初めに手配してもいいかもしれません。場合によってはこちらのスケジュールに他の業者のスケジュールを合わせることになります。

引越しは大手運送業者の系列会社などに見積もりを取った場合が安かったので、地元の業者と共に競争させて最終的には大手の会社にお任せしました。

電話(ビジネスフォンの配線、機器の設定)とインターネットの配線、電気の配線は移転先の地域に密着した業者がいいかと思います。
引越しで机や棚などの大物を置く前に配線などを事前に済ませておく必要があります(先行配線という)が、地元の業者だとスケジュールも柔軟に対応してもらえます。
 引越しの当日にそれぞれのデスクへLANケーブルや電話線を引きこむことになりますが、レイアウトでは分からなかった微調整がほぼ必要になってきますし、ビジネスフォンの設定で後からちょっとだけ変えたい場合も地元の業者なら空き時間に快く引き受けてくれます。

こうして出来ることは自分で行った結果、初めに取った見積もりの半分以下でオフィスの移転を完了することが出来ました。

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